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Agentflow遇上AI Agent ! 自动生成月报表,从手动整理到智能决策

于台中潭子的「手工具制造大厂」,是台湾传统制造业中的佼佼者,长年深耕外销市场,90% 的营收来自欧美日等国际通路。因应国际客户对质量与交期的严格要求,这家企业对数据掌握的实时性与精准度格外重视,尤其每月的关键营运报表,更是企业决策的命脉。这些报表包括:

  • 生产部:产能、工单进度、报废与重工
  • 品保部:良率、客诉、异常统计
  • 采购/仓储:周转率、缺料、进料品质
  • 业务部:订单达标率、客户回馈

然而,过去即便已导入华苓科技的 Agentflow 流程管理系统,处理请购、人资、品保等签核流程,营运月报表的产制仍停留在「人工整理+Excel 制表」的时代,流程耗时、错误频繁,严重拖慢管理节奏。

生产部课长 Wallen 说得直白:「以前每个月的营运会议前,大家都像在比谁的 Excel 图表做得快又好看,压力大又没效率。」每月初的「营运会议」如同一场管理仪式,但报表产生的流程却十分令人苦恼:

  • 数据散落于 ERP、MES、CRM、HR 等多套系统,难以整合
  • 各部门需手动登入系统、抓数据、复制贴上制图
  • 数据格式不一、错误难查,异常无实时提示
  • 秘书单位需花 3~5 天汇整简报,仍常延迟或漏报
  • 开会时花最多时间讨论的,竟然是「数字对不对」。

为了解决这项痛点,企业 IT 团队与华苓科技合作,善用既有 Agentflow 系统为流程主轴,整合 Automan流程自动化机器人、AI Agent 大语言模型、Docpedia 文管系统与 Lale EIM 实时通讯,打造一套月报表智动化解决方案。智动化五步骤:

  1. 流程自动触发:每月 1 日,Agentflow 自动启动报表产制流程,通知各部门准备数据。
  2. RPA 负责抓资料:Automan 流程自动化机器人从 ERP、MES、HR、CRM 等系统登入、撷取关键数据,统一转换为标准格式(CSV/JSON)。
  3. AI Agent 大语言分析+写报表:AI Agent负责清洗数据、补足缺漏,计算 KPI、列出异常,还能帮每个部门自动撰写报表摘要,附上「本月亮点与潜在问题」段落。
  4. 自动成稿+归档:系统自动将内容套用至 Excel 或 Power BI 模板,产出 PDF 或简报,再自动上传至 Docpedia 文件系统。
  5. 自动通知+发送:透过 Lale EIM 通讯平台,系统通知各主管报表已完成,并附上连结与摘要。

总经理 James提到:「我们从一间传统工厂,进化为用数据说话的智能制造企业。」智动化月报表流程上实现了数据优化与管理价值的跃升。

AI接手, 流程从5天缩短为2小时

首先,在报表整并效率上,原本需要 4~5 个工作日才能汇整完成的流程,如今可在 Agentflow 自动启动流程后的两小时内快速完成。从 ERP、MES、HR、CRM 等系统撷取数据,皆透过 Automan RPA 自动执行,确保数据正确、格式统一,大幅降低人工操作与错误风险。

AI智慧决策,洞察蛛丝马迹

此外,AI 模块在数据运算阶段扮演关键角色,不仅进行数据清洗与统计分析,还能自动撰写报表摘要,清楚指出每月绩效表现亮点与潜在问题,过去仰赖人工撰写且质量参差不齐的摘要,如今达到内容一致且具备洞察价值的质量标准,并标示异常波动,帮助主管判断与追踪。

报表早早备妥,会议更聚焦

更重要的是,报表递交时点大幅提前。原先主管需等到每月第 5~7 天才能看到完整报表,现在则能在第 2 天中午前透过Lale EIM传送收到,让高阶会议能够更快聚焦于策略调整与资源分配。会议内容也从「核对数字」转为「解决问题」。

报表自动归档,强化知识管理

报表文件也不再散落在个人计算机或 email 中,而是由 Agentflow 自动归档至 Docpedia 文管系统,不仅有版本控管与查阅记录,更有利于知识管理与历史追溯,让报表真正从「任务」转为「资产」。

项目改善前改善后
报表整并时间4~5 个工作日2 小时内自动完成
数据一致性格式不一、错误高RPA 自动撷取、转换格式
异常提示无,需人工比对AI 自动标记并解释原因
摘要内容手动撰写,品质参差AI 统一风格撰写摘要与洞察
审阅时点第 5~7 天才收到第 2 天中午前完成传送
决策效率花时间对数据直接聚焦问题与行动
报表储存分散无版本控制存入 Docpedia,具备历程追踪

「我只花 15 分钟就能掌握全厂的产能、良率、异常点,不需要再一页页翻图表。」 – 总经理 James

「现在我们不是被报表追着跑,而是报表主动告诉我们问题在哪里。」- 管理处经理 May「以前报表错一格数字,就要重跑一次。现在 AI 自动检查、帮我写摘要,真的像多了一个智慧助理。」 – 业务部资深经理 Tommy

手工具制造业往往被视为传统产业,但这次导入案例证明,即使没有大量 IT 开发资源,只要善用现有Agentflow流程管理系统,结合 RAP 自动化与 AI 的判读与摘要能力,就能实现报表流程的彻底进化。报表不再是「月底交差」,而成为组织的神经系统,让企业决策更实时、行动更一致、价值更聚焦。